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政府OA系統

簡介

合友OA辦公系統(政府版),旨在為那些目前信息化水平較低的政府機構提供一個有效提高辦公管理效率和水平的信息化系統,迅速快捷地搭建起高效的電子政務平臺。它以“信息協同”、“業務協同”、“資源協同”為基本設計思想,突破了在政府信息化系統中存在的信息孤島和業務孤島的障礙,以開放式的、可擴展的性能實現政府內部機構、政府部門之間和政府與公眾之間的協同和互動的應用體系。

 

功能

本系統主要包括個人辦公、公共信息、溝通交流、工作流程、行政管理、公文管理、系統維護和移動辦公等8大模塊,為新時代下的政務辦公提供方便實用、優質高效的無紙化辦公系統,改善工作環境,降低工作壓力,提升工作效率。
1、個人辦公
本模塊是為了實現對員工的目標驅動,讓員工清楚的知道還有哪些工作要做,以及需要什么時候做完,這樣就可以很好的督促員工盡快將待辦的工作完成,從而能夠很好的保障組織整體目標的順利實現。另外,本模塊還提供了很多輔助員工個人辦公的模塊,能夠提高員工個體的辦公效率。具體功能如下:

待辦事宜:讓員工清楚的知道還有哪些工作需要辦理。
我的郵件:能夠在同事之間收發郵件,支持上傳附件,支持回執,支持回復和轉發。
我的文檔:用來保存各種文字信息,如工作日志、工作計劃、工作總結等,支持私密文檔。
我的網盤:員工可將自己重要文件上傳到服務器上,以防被病毒感染或丟失。
我的相冊:員工可以將自己的各種圖片上傳到服務器上,以便以后查看。
我的日程:用來安排自己的日程,可以分輕重緩急,可以設置是否提醒。
我的任務:用來查看領導給自己安排的任務,可以向領導反饋完成情況。
我的便簽:用來記錄一些瑣碎的信息,以便以后查找。
通 訊 錄:包含個人通訊錄、內部通訊錄和公共通訊錄三個大的群組,方便員工查找。
個人設置:用來修改員工自己的信息,包括聯系方式、登錄密碼等。

2、公共信息
現在是信息時代,信息的及時傳遞對于任何組織都是非常重要的,但是還有很多單位信息發布的手段落后、效率低,發布一個公告或者通知,需要層層轉達,不能夠及時的把信息傳遞給相關人員,即使用電話,也得一個一個人逐個通知,費時費力,而且成本也高;另外,文檔的管理也不規范,查找不方便,保管不安全。為此,我們開發了公共信息模塊,包含以下功能:

資訊中心:用來發布各種新聞資訊,可以對資訊進行分類管理,支持評論。
公告通知:用來發布公告和通知,支持回執,可以進行分類管理。
公共文檔:用來管理組織內部的公共文檔,可以按目錄和文件進行授權。
網絡硬盤:用來分享大尺寸的文件,例如視頻文件、軟件安裝文件等。
網絡相冊:用來分享公共照片,不用安裝任何看圖軟件,在網頁內即可查看。

3、溝通交流
管理的本質是溝通,任何一個組織都需要溝通,否則成員之間就無法協作,但現在很多組織的溝通方式比較落后,溝通效率低,溝通成本高,溝通渠道少。為此,我們開發了溝通交流模塊,可以幫助上述組織實現更加有效的溝通,具體功能如下:

內部論壇:為員工提供一個交流的平臺,可以建立多個版塊,每個版塊可以設置版主。
聊 天 室:實現員工之間的在線聊天,可以多人聊天,也可發送悄悄話。
網絡會議:可以召開在線網絡會議,會議內容自動記錄。
內部投票:可以發起內部投票,投票項目可以單選,也可多選,可以設置為匿名投票,也可以要求實名投票,投票結果以圖形化的形式顯示。
部門郵件:實現部門之間的郵件收發,包括收件箱、發件箱、郵件歸檔等。

4、工作流程
目前在很多政府部門,每天都有大量的工作需要審批,申請人需要拿著紙質的申請單挨個部門去找領導審批,不僅效率低下,而且存在感情辦事,不按規定流程走的現象。甚至有些工作干脆就不走流程,造成事后推諉、無據可查的嚴重后果。另外,紙質的單據積累到一定的程度就不易查閱,如果要統計單據中的數據,就更加困難了。為了解決上述問題,我們研發了工作流系統,該系統具有以下功能和特點:

支持自定義表單:系統提供可視化的表單設計器,用戶不需要專業的知識即可自定義各種工作表單。
支持自定義流程:系統提供可視化的流程設計器,用戶只需點點鼠標即可繪制出復雜的流程。流程支持分支,支持回退。
支持圖形化進度監控:用直觀的流程圖顯示工作的辦理情況,辦理進度一目了然。
支持權限的精確控制:管理員可以設置流程中的每一步由哪些人辦理,以及每一步可以操作表單中的哪些輸入項,從而實現權限的精確管控。
支持固定流和自由流:本系統不僅支持剛性的固定流程,還支持柔性的自由流,從而可以對不同的人和事靈活的使用不同的管理手段,做到剛柔并濟,面面俱到。
支持擴展插件:對于特殊流程,系統還支持外接插件,可以滿足客戶的各種個性化需求。
支持手機審批:系統支持通過手機進行審批,極大方便了經常出門的領導,避免因外出而耽誤工作的辦理,實現隨時隨地辦公。
支持短信提醒:當有工作需要辦理時,系統會自動給辦理者發送提示短信,以便他及時辦理,從而提高辦事效率。

5、行政管理
行政事務涉及面廣、工作量大、事情繁雜、矛盾交織、責任重大,常常讓行政管理人員感覺“心有余而力不足”。為此,我們開發了行政管理模塊,可以規范行政工作的辦理流程,提高辦理效率,具體功能如下:

用品管理:能夠規范低值易耗品的申購、入庫、保管、發放、使用及盤存等程序,提高利用效率,降低辦公經費。
資產管理:實現對固定資產從入庫、領用、調撥及報廢的統一管理,提高資產利用率。
車輛管理:能夠更加有效地利用車輛資源,控制管理成本,規范用車秩序。
會議管理:實現合理、高效地利用會議室,滿足各種會議、接待工作的需要。
檔案管理:實現檔案的管理,包括登記、借閱、歸還等功能。
印鑒管理:實現重要印鑒的管理,包括借用、歸還等功能。
接待管理:能夠提高接待及公關工作的效果,充分展示單位的文化,體現單位的形象。

6、公文管理
在很多政府部門內,每天都有大量的公文需要處理,傳統的處理辦法是拿著紙質的文件挨個部門找領導簽批或審閱,不僅辦理效率低,以后也不方便查閱,為此我們設計了基于計算機網絡的公文管理系統,該系統具有以下功能和特點:

支持自定義表單:用戶可以根據情況自己設計發文擬稿紙和收文登記單。
支持自定義流程:用戶可以針對不同類型的公文設計不同的收發文流程。
支持電子簽章:可以為領導設置電子簽章,在公文中即可顯示領導的簽名。
支持痕跡保留:能夠查看每一步的修改痕跡,從而可以知道文檔的修訂過程。
支持批注:領導可以在正文內插入批注,以便后續步驟進行相關處理。
支持自動套頭:在設計流程時可以為不同的流程設置相應的文檔模板,在辦理時即可實現自動套頭。
支持多種編號方式:即支持公文管理員手動編號,也可以由系統自動編號。

7、系統維護
為了方便管理員維護本系統,我們提供了以下功能:

組織結構:用來維護部門和人員的基本信息,以及人員的操作權限、管轄范圍和所屬角色。系統支持多種組織結構設計式,客戶可以根據自身行業特點、人員規模和基本性質等采用最合適方案。
角色管理:用來定義內部的各種崗位,以及這些崗位的權限。
操作日志:用來查看用戶訪問本系統時進行的操作日志,可以看到訪問人、訪問時間、訪問者所在機器的IP地址、所進行的操作。并能對訪問量進行統計和分析。
系統設置:包括首頁設置、菜單設置等功能。
系統信息:顯示系統的基本信息,包括操作系統、物理地址、端口號等。

8、移動辦公
現在很多管理者經常出差在外,很少在內部辦公,與內部人員的溝通和有效控制成了很多管理者頭疼的問題。為此,我們研發了明致OA辦公系統手機客戶端,它是專為管理者設計的一套產品化解決方案,旨在為那些事務繁忙卻又具有決定權的領導者提供一個不受環境和地域限制的辦公方式,以此來提高管理者對于突發事件的反應能力。
該OA辦公系統通過無線網絡與辦公系統服務器進行數據交互,用戶可以在手機上審批各種工作申請、監控下屬的工作情況、收發郵件、查看內部通訊錄等。具體功能如下:

工作審批:用來查看和審批下屬提交的各種申請。
工作查詢:用來查詢和監控各項工作的辦理情況。
日程安排:用來查看和安排自己的日程。
我的郵件:用來收發內部郵件。
我的便簽:用來記錄一些瑣碎的信息,以便日后查找。
我的文檔:用來查看和編輯自己的各種電子文檔。
通 訊 錄:用來查看聯系人信息,包括個人通訊錄和公共通訊錄。
公告通知:用來查看單位發布的各種公告和通知。
內部資訊:用來查看單位發布的各種資訊。

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